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Siempre agregan valor.
Antes de hacer click en el botón de enviar, pregúntate a ti mismo: ¿estoy contestando por contestar, estoy poniendo atención a lo que me están escribiendo o solo estoy escribiendo un correo para decir “gracias”? Si tu respuesta es si a cualquiera de estas preguntas estas desperdiciando tiempo valioso y estás empujando para que la gente te conteste y siga el ciclo de pérdida de tiempo.
Dale prioridad a tus respuestas.
Ten la libertad de borrar los correos que no requieran una respuesta y los de extraños. Si no tienes el tiempo para completar tus funciones esenciales en el trabajo, contestar correos de desconocidos o sin importancia no debe ser parte de tus prioridades. Esto te libera del tiempo y el espacio mental que requiere contestar a correos de esta naturaleza.
Responde en 24 horas.
Intenta responder en no más de 24 horas, dentro de ese rango aún estas dentro de un espacio de tiempo razonable y profesional. La idea atrás de esto es que tu carrera debe ser enfocada a resolver problemas y no a contestar correos rápidamente. Las emergencias rara vez son emergencias y las cosas importantes generan llamadas telefónicas, no emails.
Dale importancia a los correos más complicados.
Está demostrado que la mayoría de nosotros trabajamos mejor por periodos de 45 minutos con un breve receso entre cada lapso de ese tiempo. Para esos correos importantes y más complicados, es probable que necesites un poco más de tiempo y te recomendamos darles el tiempo necesario durante la tarde, de esa forma podrás limpiar tu bandeja de entrada y finalmente darle el tiempo extra a este tipo de correos (nuestra recomendación es: evita el multitasking).
Siempre que sea posible, evita el correo electrónico.
Si te das cuenta que responder a un correo electrónico tardará más de lo necesario y será mucho más largo de lo que tienes tiempo de responder, te recomendamos ir y visitar el escritorio de tu colega o realizar una llamada telefónica. Muchas veces la conversación cara a cara te ayudará a resolver temas complejos en mucho menor tiempo y mejorar la comunicación con tus compañeros.
